Commission de la fonction publique

Le ministère


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Procédure de règlement des griefs


Fonctionnement de la procédure de règlement des griefs
En 2003, la convention collective entre le gouvernement du Yukon et l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) a revu la façon dont un grief – c.-à-d. une plainte déposée par un employé – est traité. La procédure de règlement des griefs est désormais moins formelle et moins structurée, et encourage une approche axée sur la résolution des problèmes. Selon la convention collective, il n’y a pas de présentation ou de décision écrite aux deux premiers paliers de la procédure. Seule la troisième et dernière étape entraîne une décision écrite. Plutôt que de porter les griefs au premier palier de gestion, il semblait préférable de favoriser la résolution des problèmes au palier le plus élémentaire de la prise de décision. Il n’est pas rare que le personnel de l’unité de négociation soit le seul à participer aux deux premiers paliers de la procédure de règlement des griefs. Pour cette raison, il n’est pas possible d’établir de précédent au premier ou au deuxième palier, ce qui permet de résoudre les problèmes qui se posent en milieu de travail de manière plus informelle.

Tant le syndicat que l’employeur disposent d’administrateurs de griefs, qui « suivent » le grief dans le système, à chaque palier, et tiennent des dossiers. Ce suivi inclut l’enregistrement des dates importantes et les résultats de la procédure.

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Interprétation et définition
Par définition, un grief est une plainte formulée par écrit. Il peut porter sur l’interprétation que fait l’employeur de certaines dispositions de la convention collective. Un employé peut aussi ne pas être d’accord avec l’employeur sur la signification d’une entente et déposer un grief à ce sujet. Par ailleurs, un employé peut aussi déposer un grief s’il a des raisons de croire que ses conditions d’emploi ont changé injustement ou ne sont pas respectées.

Un formulaire de grief (ou de présentation de différend) est disponible auprès du délégué syndical, du bureau du Syndicat des employés du Yukon (SEY) ou de l’employeur. L’utilisation du formulaire accélérera la procédure et assurera le respect de toutes les exigences, bien qu’un grief soit accepté même s’il n’est pas présenté sur ce formulaire.

Un grief n’est pas un outil pour traiter les suspensions, les licenciements ou les recours en matière de concours. La procédure de grief exposée dans le présent document ne devrait pas non plus être utilisée pour déposer des griefs de harcèlement ou de discrimination. Toutes ces questions sont abordées de manière adéquate au moyen de procédures distinctes décrites dans la convention collective (griefs de harcèlement ou recours en matière de concours), dans la Loi sur la fonction publique et la Loi sur les relations de travail dans le secteur de l’éducation (suspensions et licenciements) ou dans la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique et la Loi sur les relations de travail dans le secteur de l’éducation (renvois à l’arbitrage).

Les griefs ne constituent pas le bon outil pour les discussions quotidiennes et les désaccords occasionnels qui peuvent survenir entre les employés et leurs superviseurs. En fait, l’une des idées fondamentales de la nouvelle procédure est la résolution de problèmes, dont les solutions naissent le plus souvent grâce à une discussion franche et ouverte sur le lieu de travail.

La procédure de règlement des griefs est la façon convenue de faire entendre une plainte. Ce n’est rien d’autre qu’un ensemble normalisé d’étapes à suivre lorsqu’une personne veut déposer une plainte ou régler un différend.

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Étapes progressives
La plupart des procédures de griefs reposent sur deux principes fondamentaux.

Le premier principe s’appuie sur la notion de paliers progressifs, ou étapes, que peut franchir une plainte. En vertu de la procédure de règlement des griefs, les tentatives de règlement commencent par une première étape, où les personnes directement concernées peuvent entendre la plainte rapidement et de façon informelle.

De nombreux griefs peuvent être résolus rapidement lorsque les personnes concernées échangent des renseignements, dissipent un malentendu ou acceptent simplement une solution. Dans un tel cas, la procédure de règlement des griefs peut permettre d’épargner du temps, de l’argent et, par-dessus tout, de préserver la relation entre les parties. Le fait de confier la gestion d’un problème aux personnes directement concernées a un avantage supplémentaire : l’employé et le superviseur en savent davantage sur le problème en question que les personnes se trouvant à des paliers supérieurs. Si la résolution de problèmes échoue au premier palier, on fera alors appel successivement à des paliers plus élevés.

Le second principe est de garantir qu’une autre procédure – l’arbitrage par un tiers indépendant – soit normalement consentie si la plainte ne peut être réglée à aucun des paliers internes de la procédure de règlement des griefs. Toutefois, un grief ne peut être renvoyé à l’arbitrage qu’avec le consentement de l’agent négociateur.

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Types de griefs

La convention collective prévoit trois types de griefs :

1. Grief individuel
2. Grief collectif
3. Grief de principe

Un employé syndiqué du gouvernement du Yukon a le droit de soumettre un « grief individuel », soit un grief qui porte sur sa propre situation. Ce type de grief doit être déposé auprès du superviseur de l’employé.

Lorsque plusieurs employés sont touchés de la même manière par une décision de la direction, ceux-ci peuvent déposer un « grief collectif ». Tous les employés visés par un grief collectif doivent rechercher une solution ou une mesure de réparation similaire. Dans ce cas, ils doivent joindre au formulaire de grief une lettre dans laquelle figure leur nom. Un exemple de grief pourrait porter sur l’annulation des congés annuels de tous les membres du groupe. Les griefs collectifs doivent être déposés directement au deuxième palier (soit le deuxième niveau de supervision).

Un « grief de principe » concerne la façon dont la convention collective est interprétée et les questions qui touchent l’ensemble du syndicat. Ces griefs doivent être déposés directement auprès de la Commission de la fonction publique et ne peuvent l’être que par le syndicat (et non par un membre pris individuellement). 

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Étapes détaillées
Reportez-vous à votre convention collective pour obtenir de plus amples détails sur le traitement des griefs et les délais qui s’appliquent au dépôt des griefs.

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Présentation d’un grief individuel
Une carte-portefeuille pratique qui explique la procédure à suivre est disponible auprès du délégué syndical, du bureau du SEY ou de la Commission de la fonction publique.

Lorsqu’un employé estime que le dépôt d’un grief est vraisemblablement le seul moyen de trouver une solution à un problème en milieu de travail, il doit demander conseil au délégué syndical. Le délégué syndical a en sa possession des exemplaires de formulaires de grief (ou de présentation de différend) et pourra communiquer avec le bureau du SEY pour obtenir un numéro de dossier de grief.

Ce formulaire constitue un moyen commode de consigner un grief dans un format simple et explicite, recevable pour le syndicat et l’employeur. Il comporte également un numéro, obtenu auprès du bureau du SEY, nécessaire pour assurer le suivi du grief à mesure qu’il progresse dans le système. Bien qu’un grief écrit présenté par lettre soit également valable, le syndicat et l’employeur recommandent fortement l’utilisation du formulaire de grief.

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Trois paliers : déroulement et chronologie
Premier palier (rencontre entre l’employé et le superviseur)
Délai de réponse : la rencontre qui a lieu au premier palier doit se tenir dans les 20 jours ouvrables suivant la réception de la notification du grief par le superviseur.

Au premier palier, après le dépôt du grief, l’employé rencontre le superviseur pour tenter de trouver une solution. L’employé peut demander à un délégué syndical d’être présent à cette rencontre. Si un délégué syndical n’est pas immédiatement disponible, l’employé peut communiquer avec le bureau syndical pour demander qu’un autre représentant assiste à la rencontre.

Le superviseur peut consulter le bureau des ressources humaines du ministère concerné.

Le premier palier est l’échelon le plus approprié pour résoudre le problème qui a entraîné le grief. L’employé devrait être prêt à exposer clairement le problème et à proposer des suggestions pour le résoudre. L’objectif est de trouver une solution équitable rapidement et sans délai inutile. À ce palier, les parties expliquent tous les faits et font connaître leurs points de vue.

Les délégués syndicaux jouent un rôle important dans cette démarche. Ils fournissent des services de représentation syndicale sur place et des orientations en matière de procédure. Ils peuvent également contribuer à maintenir la rencontre centrée sur le sujet, surtout si des tensions ou de fortes émotions font obstacle à la discussion.

Il est attendu de l’employé et du superviseur qu’ils essaient de résoudre le grief de manière directe et dans un esprit de collaboration. Dans cette optique, les rencontres qui ont lieu au premier palier sont très informelles. Il n’est pas nécessaire de conserver de dossier écrit, et si le grief est résolu à ce palier, l’affaire prend fin. Il est possible d’organiser plus d’une rencontre si l’employé et le superviseur en conviennent.

Bien que les rencontres qui ont lieu au premier palier soient informelles, les délais prescrits pour les tenir et pour les renvois vers le palier suivant sont fermes. La rencontre de premier palier visant la résolution du problème doit se tenir dans les 20 jours ouvrables suivant la réception du grief par l’employeur. Si une solution raisonnable ne peut être trouvée, le grief doit être transmis dans les 5 jours ouvrables à la direction pour tenir une rencontre au deuxième palier.

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Deuxième palier (rencontre entre l’employé et le directeur)
Une deuxième rencontre de résolution de problème se tiendra si le grief n’a pas pu être résolu au premier palier. Dans ce cas, le directeur prend part à la rencontre pour l’employeur. Comme pour le premier palier, l’employé peut être représenté par un délégué syndical.

Le directeur du deuxième palier est considéré comme un employé non syndiqué (poste de direction ou de confiance exclu) occupant un poste immédiatement au-dessus de celui du superviseur du premier palier. Le directeur peut consulter, au besoin, le bureau des ressources humaines du ministère concerné.

Les réunions qui se tiennent au deuxième palier sont également informelles. L’objectif est de coopérer et de trouver un moyen de résoudre le différend. Bien que des dossiers écrits officiels ne soient pas conservés, il est sage de consigner les modalités de tout accord conclu, afin de s’assurer que chacun a bien compris et que personne n’oublie.

Si les parties ne parviennent pas à une entente, elles doivent consigner les faits présentés afin qu’ils soient connus lorsque le grief sera porté au dernier palier de la procédure de règlement des griefs.

Sauf si l’employé et le directeur en conviennent autrement, la rencontre de deuxième palier doit être tenue dans les 10 jours ouvrables suivant la date de la réunion qui s’est tenue au premier palier. Si le différend n’est pas réglé avec succès au deuxième palier, il doit être renvoyé au troisième palier dans les 5 jours ouvrables.

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Troisième palier (rencontre entre l’employé et le sous-ministre)
Une troisième et dernière rencontre peut être nécessaire, cette fois entre l’employé et le sous-ministre. Une fois de plus, l’employé peut demander à ce qu’un représentant syndical désigné soit présent à la rencontre. Il pourra obtenir des conseils en matière de représentation auprès du bureau du SEY.

Le sous-ministre peut consulter le bureau ministériel des ressources humaines ou la Direction des relations avec le personnel de la Commission de la fonction publique, qui peut être invité à assister à la rencontre de troisième palier.

La rencontre au troisième palier doit avoir lieu au plus tard 10 jours ouvrables suivant la date de la réunion qui s’est tenue au deuxième palier. Les rencontres qui ont lieu au dernier palier de la procédure sont plus formelles, et des comptes rendus écrits sont conservés.

Dans ce cas, le sous-ministre prendra la décision concernant le grief.

La décision accompagnée des motifs doit être présentée par écrit dans les 10 jours. Si l’employé n’est pas satisfait de la décision du sous-ministre, il pourra demander au syndicat de renvoyer l’affaire à l’arbitrage. Les délais relatifs au renvoi sont fermes, par conséquent la demande doit être faite dès réception de la décision du sous-ministre accompagnée de l’explication.

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Ressources et formulaires relatifs à la procédure de grief